Privacyverklaring In Beeld B.V.

In deze privacyverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe en hoe ik daarmee omga. Deze verklaring is van toepassing op de dienstverlening van In Beeld B.V., gevestigd aan Vrolikstraat 263H, 1091 VB Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98422332.

Je kunt mij bereiken via:
E-mail: renee@rvdhinbeeld.nl
Telefoon: 06 52 322 909
Website: www.rvdhinbeeld.nl

In Beeld B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Laatst bijgewerkt: 23 november 2025

1. Wie ben ik?

Ik ben Renée van der Heide, fotograaf  en videograaf voor ondernemers en bedrijven. Ik maak onder andere portretten, brandingreportages en bedrijfsfoto’s. Ik fotografeer daarnaast op events en maak ook videoshorts en aftermovies.

Voor mijn werkzaamheden verwerk ik persoonsgegevens. Ik ga daar zorgvuldig mee om en houd mij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Ik verwerk alleen persoonsgegevens die je zelf aan mij verstrekt of die nodig zijn voor de uitvoering van een opdracht. Het gaat bijvoorbeeld om:

• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam
• Functie
• Adresgegevens (zakelijk)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Website en social media-profielen
• Factuur- en betaalgegevens
• Inhoud van berichten die je mij stuurt (via e-mail, social media of mijn contactformulier)
• Gegevens over de opdracht (locatie, datum, betrokken personen)
• Foto’s waarop jij, je medewerkers of andere personen herkenbaar in beeld zijn

Als er medewerkers of andere personen op de foto staan, zijn die foto’s ook persoonsgegevens.

3. Hoe verzamel ik jouw gegevens?

Ik krijg jouw gegevens op de volgende manieren:

• Wanneer je een (aan)vraag doet via mijn website, e-mail of social media
• Wanneer je een offerte opvraagt of een opdracht bij mij boekt
• Wanneer je jouw gegevens verstrekt tijdens een telefonische afspraak of op locatie
• Via je openbare bedrijfsinformatie (zoals je website of LinkedIn), als dat nodig is voor de opdracht

4. Voor welke doeleinden gebruik ik jouw persoonsgegevens?

Ik gebruik jouw gegevens voor:

• Het voorbereiden, uitvoeren en afronden van fotografie en videografie opdrachten
• Het plannen van afspraken en het onderhouden van contact
• Het opstellen en versturen van offertes en overeenkomsten
• Het versturen van facturen en het voeren van mijn financiële administratie
• Het beheren van mijn klantenbestand en relatiebeheer
• Het beantwoorden van vragen die via e-mail, social media of het contactformulier binnenkomen
• Het maken van en leveren van foto’s en video’s (digitale bestanden)
• Het tonen van mijn werk in mijn portfolio, op mijn website en social media, als we dat zo hebben afgesproken
• Het versturen van een nieuwsbrief of updates over mijn diensten, als je je daarvoor hebt aangemeld

5. Rechtsgrond voor de verwerking

Ik verwerk jouw persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst: om de opdracht uit te kunnen voeren waarvoor je mij inhuurt
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor mijn boekhouding en fiscale bewaarplicht
• Gerechtvaardigd belang: zoals het onderhouden van klantrelaties en het tonen van mijn werk in mijn portfolio
• Toestemming: bijvoorbeeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief of het gebruik van specifieke beelden in bepaalde uitingen, wanneer dat niet al onder onze overeenkomst of gerechtvaardigd belang valt

Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd weer intrekken.

6. Foto’s en portretrechten

Foto’s van jou, je medewerkers of andere personen kunnen persoonsgegevens zijn. Ik maak hier duidelijke afspraken over in mijn offerte en/of overeenkomst, bijvoorbeeld over:

• Waarvoor de foto’s gebruikt mogen worden (bijv. website, social media, drukwerk, advertenties)
• Door wie de foto’s gebruikt mogen worden (jij/jouw bedrijf, en/of ikzelf voor portfolio)
• Hoelang de foto’s gebruikt mogen worden

Gebruik van foto’s in mijn portfolio (website, social media, presentaties) gebeurt alleen volgens de afspraken die we samen maken. Heb je bezwaar tegen het gebruik van een bepaalde foto in mijn portfolio, dan kun je contact met mij opnemen via renee@rvdhinbeeld.nl Ik beoordeel je verzoek en zal, waar mogelijk, de betreffende foto(’s) of video(’s) verwijderen.

7. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?

Ik bewaar jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, tenzij ik ze langer moet bewaren op grond van een wettelijke verplichting.

Als richtlijnen hanteer ik:

• Administratieve gegevens (facturen, opdrachtgegevens): 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Algemene communicatie (e-mails, berichten): maximaal 2 jaar na het afronden van de laatste opdracht, tenzij noodzakelijk voor een lopende samenwerking
• Foto- en video bestanden:
  • Voor jou als klant: minimaal 2 jaar na de opdracht, zodat je nabestellingen kunt doen
  • Voor mijn portfolio: zolang relevant voor mijn werkzaamheden, of totdat je een gemotiveerd verzoek doet om verwijdering en dat redelijkerwijs mogelijk is

Je kunt mij altijd vragen om bestanden eerder te verwijderen. Houd er rekening mee dat ik in sommige gevallen bepaalde gegevens toch moet bewaren, bijvoorbeeld vanwege wettelijke verplichtingen of voor mijn eigen rechtspositie (bijvoorbeeld bij een geschil).

8. Delen van persoonsgegevens met derden

Ik verkoop jouw gegevens niet aan derden.

Ik werk wel samen met dienstverleners die mij helpen om mijn bedrijf te runnen. Dat kunnen onder meer zijn:

• E-mail- en hostingprovider: Gmail, Strato
• Websitebouwer / webhost: Nick Peetoom, NP Design
• Boekhoud- of facturatiesoftware: Jortt, Plug & Pay, Mollie, Exact Online
• Cloudopslag / back-ups voor bestanden: iCloud, Google Drive
• Online galerij of afleverplatform voor foto’s: Shootstack, WeTransfer

Met deze partijen heb ik, waar nodig, een verwerkersovereenkomst. Zij mogen jouw gegevens alleen verwerken volgens mijn instructies en niet voor hun eigen doeleinden.

Ik verstrek jouw gegevens verder alleen aan derden wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

9. Cookies en websitegebruik

Mijn website www.rvdhinbeeld.nl maakt gebruik van cookies.

Ik gebruik:

• Functionele cookies: deze zijn nodig om de website goed te laten werken.
• Analytische cookies: om anonieme statistieken bij te houden over het gebruik van mijn website, bijvoorbeeld via Google Analytics.

Waar mogelijk stel ik analytische cookies zo in dat de impact op jouw privacy minimaal is (zoals IP-adressen anonimiseren).

Je kunt je browser zo instellen dat deze geen cookies meer opslaat. Bestaande cookies kun je verwijderen via de instellingen van je browser.

Cookiebeleid (EU)

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Denk hierbij aan:

• Beveiligde apparaten met wachtwoord- en/of codebeveiliging
• Waar mogelijk: twee-factor-authenticatie
• Beperkte toegang tot gegevens: alleen ik (en noodzakelijke verwerkers) hebben toegang
• Beveiligde verbindingen (SSL) voor mijn website [indien van toepassing]
• Regelmatige updates van software en systemen
• Veilige back-ups van fotobestanden en administratie

11. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je mag vragen welke gegevens ik van je verwerk
• Recht op rectificatie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen
• Recht op verwijdering (voor zover mogelijk): je mag vragen om bepaalde gegevens te verwijderen
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld tegen gebruik van foto’s in mijn portfolio op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om je toestemming in te trekken, als de verwerking daarop is gebaseerd

Je kunt een verzoek indienen via renee@rvdhinbeeld.nl Ik reageer zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen.

Ben je het niet eens met de manier waarop ik met jouw persoonsgegevens omga? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website.

12. Doorgifte van gegevens buiten de EU

Het kan voorkomen dat ik diensten gebruik waarbij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden opgeslagen of verwerkt, bijvoorbeeld een cloudopslag- of e-maildienst. In dat geval zorg ik ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals:

• Verwerking in landen waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, of
• Standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd

Wanneer je hierover vragen hebt, kun je contact opnemen via renee@rvdhinbeeld.nl.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen als mijn werkwijze verandert of als wet- en regelgeving wijzigt. Op mijn website staat altijd de meest recente versie.

Bovenaan deze verklaring staat de datum van de laatste wijziging.